Come gestire al meglio i rimborsi spese

Come gestire al meglio i rimborsi spese: novità 2025

A partire dal 1° gennaio 2025, la gestione dei rimborsi spese per trasferte aziendali in Italia ha subito importanti modifiche normative. La Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207 del 30 dicembre 2024) ha introdotto l’obbligo di utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per garantire la deducibilità fiscale delle spese e l’esenzione fiscale dei rimborsi per i dipendenti.

Queste novità mirano a incrementare la trasparenza finanziaria e a prevenire l’evasione fiscale.

Obbligo di Pagamenti Tracciabili

Per assicurare la deducibilità delle spese di trasferta e l’esenzione fiscale dei rimborsi ai dipendenti, è ora indispensabile che i pagamenti siano effettuati tramite strumenti tracciabili. Questi includono:

Carte di credito o debito
Bonifici bancari o postali
Assegni bancari o circolari
Altri metodi di pagamento elettronico riconosciuti

L’utilizzo del contante per queste spese comporta la non deducibilità per l’azienda e l’imponibilità fiscale per il dipendente

Categorie di Spese Interessate

Le principali categorie di spese soggette a queste disposizioni sono:

Vitto e alloggio: spese per pasti e pernottamenti durante la trasferta.
Viaggio e trasporto: biglietti aerei, ferroviari, noleggio auto e servizi di trasporto non di linea come taxi e NCC (Noleggio con Conducente).
Spese di rappresentanza: costi sostenuti per attività promozionali o relazionali, come pranzi con clienti o eventi aziendali.

È fondamentale che tutte queste spese siano documentate e pagate con mezzi tracciabili per garantirne la deducibilità.

Eccezioni ed Esenzioni

Nonostante l’obbligo generale di tracciabilità, esistono alcune eccezioni:

Trasporti pubblici di linea: le spese per servizi come autobus, tram, metropolitane e treni di linea sono deducibili anche se pagate in contanti, purché adeguatamente documentate con titoli di viaggio validi.
Spese accessorie non documentabili: alcune spese, come lavanderia e parcheggio, possono essere rimborsate senza necessità di documentazione fino a un limite giornaliero di 15,49 euro per trasferte nazionali e 25,82 euro per quelle all’estero. Queste spese non sembrano rientrare nell’obbligo di tracciabilità.

Implicazioni per Aziende e Dipendenti

Per le aziende: le spese non pagate con strumenti tracciabili non saranno deducibili dal reddito imponibile, aumentando così la base imponibile e, di conseguenza, l’imposta dovuta.
Per i dipendenti: i rimborsi di spese sostenute in contanti saranno considerati reddito imponibile, con conseguente tassazione e applicazione dei contributi previdenziali.

Questa doppia penalizzazione rende imprescindibile l’adozione di metodi di pagamento tracciabili per tutte le spese di trasferta.

Adottando queste misure, le aziende potranno garantire la conformità alle nuove normative, evitando sanzioni e ottimizzando la gestione fiscale delle spese di trasferta.

Consigli per una Corretta Gestione dei Rimborsi Spese

Formazione del personale: Informare e formare dipendenti e collaboratori sulle nuove disposizioni, enfatizzando l'importanza di utilizzare pagamenti tracciabili.
Aggiornamento delle policy aziendali: Rivedere e, se necessario, modificare le politiche interne relative alle trasferte e ai rimborsi spese, includendo linee guida chiare sui metodi di pagamento accettati.
Implementazione di sistemi di controllo: Adottare strumenti e procedure per monitorare e verificare che tutte le spese rimborsate siano state effettuate con metodi tracciabili.
Conservazione della documentazione: Assicurarsi che tutte le ricevute, fatture e prove di pagamento siano conservate in modo organizzato e facilmente accessibile per eventuali controlli fiscali.